Jak w stabilnym tempie rozwijać swoją gastronomię dzięki nowym technologiom, takim jak system POS na abonament? Czy zawsze muszą iść one w parze z wielkimi inwestycjami? Jak rozsądnie zarządzać restauracją w dobie galopującej inflacji i kosztów?
Chmura pełna możliwości
Z pewnością już bezpowrotnie mijają czasy sprzedaży oprogramowania komputerowego na tradycyjnych nośnikach. Jednorazowy zakup oprogramowania wiązał się dotychczas z dużym wydatkiem i ograniczonym okresem wsparcia dla licencjobiorcy, który po pewnym czasie był zmuszony do ponownego zakupu nowszej wersji. Obecnie, tradycyjną formę dystrybucji i udostępniania oprogramowania zastępuje technologia SaaS zwana również oprogramowaniem na żądanie. Eksperci szacują, że już teraz 74 proc. wszystkich licencji na rynku jest udostępnianych właśnie w ten sposób. Należą do nich zarówno profesjonalne programy księgowe, jak i proste komunikatory. Na tej samej zasadzie działają również platformy udostępniające rozrywkowy content. Platformy takie jak Netflix czy Spotify udostępniają swoją ofertę na określony czas za określoną stawkę. Na tym polega dzisiaj przewaga technologiczna programów w technologii SaaS. Podobnie, jak w przypadku platform streamingowych, które nie wymagają od klientów specjalnych odtwarzaczy, tak w przypadku innych branży, ograniczają zakup dodatkowego sprzętu. Dla wielu firmy i użytkowników prywatnych licencje wielu profesjonalnych programów, np. do obróbki graficznej, pozostawało poza zasięgiem do czasu, gdy pojawiły się w modelu SaaS. Technologia ta pozwala na natychmiastowy dostęp do zaawansowanych funkcji informatycznych z bardzo niskim progiem wejścia.
Większość programów w modelu SaaS umożliwia dostęp do bezpłatnego okresu próbnego, który umożliwia jego sprawdzenie. Ten model dystrybucji licencji doceniło już wiele firm i indywidualnych konsumentów. Według raportu BetterClod udział technologii SaaS wzrósł od 2015 rok aż o 1275 proc. Produkty informatyczne oparte na modelu abonamentowym nie są już innowacją, a technologią współczesności, która pozwala rozwinąć się wielu instytucjom i ich pracowników. To dzisiaj także preferencyjny model wybierany przez organizacje, który gwarantuje ograniczenie wydatków i dostęp do najnowszych aktualizacji.
POS na abonament
Systemy POS w gastronomii są synonimem profesjonalnego zarządzania. Za ich pośrednictwem managerowie, właściciele i personel mają szansą na lepszą komunikację i lepsze zarządzanie zasobami lokalu. Funkcjonalności systemu rozpoczynają się od prostych operacji transakcyjnych, a kończą na rozbudowanych raportach, analizach i automatycznych funkcjach. To właśnie za ich pośrednictwem w czasie pandemii tak wiele lokali decydowało się na wdrożenie własnych dostaw. Systemy POS w gastronomii są dobrze rozwiniętymi narzędziami, które posiadają wiele zaawansowanych funkcji. Dla niektórych przedsiębiorców jest to jednak nadal zbyt duże wyzwanie technologiczne, które wydaje się zbyt kosztowne, trudne we wdrożeniu i administrowaniu. Odpowiedzią twórców oprogramowania dla gastronomii jest stworzenie profesjonalnego narzędzia w modelu abonamentowym (tzw. SaaS – Software as a Service).
Umieszczenie w chmurze najważniejszych funkcjonalności to dla przedsiębiorców możliwość skorzystania z technologii będącej dotychczas poza zasięgiem. Dla wielu, szczególnie małych przedsiębiorstw z branży gastronomicznej, taki system POS jest szansą na optymalizację kosztów w organizacji i poprawę wydajności. Jego zastosowanie doceniają także klienci, którzy mogą liczyć na rzetelną, pozbawioną pomyłek obsługę i krótszy czas oczekiwania na zamówione danie. Dzięki udostępnieniu aplikacji w chmurze próg wdrożenia obniża się praktycznie do zera. To z pewnością kluczowy argument dla wielu przedsiębiorców powstrzymujących się przed wdrożeniem nowych technologii. Mobilne oprogramowanie ma wiele swoich zalet, ale posiada również pewne ograniczenia, o których warto pamiętać.
Cechy oprogramowania na abonament
Chmurowy system POS na abonament ma kilka cech różniących go od tradycyjnego modelu opartego na pojedynczej licencji instalowanej na dedykowanym sprzęcie.
Niskie koszty na start. Wdrożenie oprogramowania nie wiąże się z inwestycją w licencję. Korzystać z oprogramowania można już po założeniu konta w systemie. Prosty i przejrzysty interfejs nie stanowi wyzwania dla przeciętnego użytkownika urządzeń mobilnych. W trakcie użytkowania oprogramowania można także liczyć na stałe wsparcie serwisowe i techniczne, które pomoże poznać i wdrożyć oprogramowanie.
Brak kosztownej inwestycji w profesjonalny sprzęt służący do obsługi stacjonarnego systemu POS – m.in. własnego serwera, którego koszt może wynieść nawet kilkanaście tysięcy. Ta cecha mobilnego systemu POS może uchronić przedsiębiorców przed biznesowym niepowodzeniem.
Mobilny dostęp. Obsługa systemu jest możliwa z dowolnego miejsca, gdzie istnieje dostęp do Internetu. Wystarczy wykorzystać jakiekolwiek urządzenie z systemem Android, aby zyskać dostęp do oprogramowania. Służyć mogą do tego zarówno profesjonalne, odporne na trudne warunki urządzenia, jak i zwykłe urządzenia w postaci smartfona czy tabletu.
Darmowy test funkcjonalności i przydatności oraz brak opłat wstępnych. Wystarczy skorzystać z testowej wersji oprogramowania, aby sprawdzić jego możliwości. Bez ryzyka i konsekwencji.
Płatność tylko za okres użytkowania. Elastyczna oferta abonamentowa pozwala na dostosowanie płatności do potrzeb restauracji. To doskonałe rozwiązanie dla firm w lokalizacjach sezonowych, które poza szczytem zainteresowania chcą redukować koszty związane z utrzymaniem lokalu.
Dostosowanie do klientów. Głównymi odbiorcami usług gastronomicznych są dzisiaj pokolenia milenialsów i osoby pokolenia Z. Te obie grupy łączy przede wszystkim zamiłowanie do nowych technologii, wśród których się wychowali. Korzystanie przez lokal z mobilnego wsparcia informatycznego będzie dla nich z pewnością dużym plusem, a menu w formie QR kodu pozwoli im na szybkie i przejrzyste zapoznanie się z ofertą lokalu.
Gdzie sprawdzi się oprogramowanie w subskrypcji?
System POS na abonament jest dedykowany dla małych i średnich przedsiębiorstw gastronomicznych. Niskie koszty i elastyczne dopasowanie abonamentu sprawiają, że bez ryzyka mogą zacząć z niego korzystać osoby, które stawiają swoje pierwsze kroki w branży. Podstawowe funkcjonalności udostępnione w standardowej wersji oprogramowania spełnią zadania związane z gastronomią i pozwolą dalej się rozwijać. Oprogramowanie na abonament jest również gwarancją stabilności i bezpieczeństwa. Zmieniające się przepisy i warunki prawne związane z prowadzeniem gastronomii są na bieżąco uwzględniane w oprogramowaniu. To zdejmuje z przedsiębiorców część odpowiedzialności za aktualizację i dostosowanie się do dynamicznie zmieniających się przepisów. Mobilny system POS może być również cennym wsparciem dla sezonowych działalności gospodarczych, które chcą profesjonalizować swoje usługi. Dzięki systemowi sprzedażowemu mogą na bieżąco zarządzać zasobami, kontrolować i analizować sprzedaż oraz podnosić swoją wydajność. A poza sezonem zawiesić płatność za konto bez utraty danych na kolejny rok!
Jak wdrożyć system POS na abonament w gastronomii?
Oprogramowanie wspierające pracę gastronomii, które jest udostępnianie w chmurze, można natychmiastowo wdrożyć w swojej restauracji. Żeby rozpocząć korzystanie z jego funkcjonalności, wystarczy przeznaczyć do tego celu jedno lub więcej urządzeń mobilnych oraz drukarkę fiskalną. Przy tak ograniczonych zasobach sprzętowych możemy zyskać dostęp do wielu funkcjonalności, które rozliczą płatności, zewidencjonują nasze zasoby, zbiorą wiele przydatnych danych oraz stworzą nowoczesne menu udostępniane w formie QR kodu. Wdrożenie systemu opartego na chmurze nie wiąże się również z żadnym opłatami wstępnymi. Jedynym zobowiązaniem jest niska kwota miesięcznego abonamentu, który możemy zawiesić bez utraty zebranych danych.
Nie powinniśmy się również martwić brakiem dostępu do Internetu. W przypadku braku zasięgu lub przerwy w dostępie do sieci nasze dane będą nadal przetwarzane, a ich przesyłanie do chmury zostanie wznowione po ponownym połączeniu z siecią. Na żadnym etapie korzystania z systemu nie będziemy obciążani również żadnymi kosztami związanymi z serwisem oprogramowania lub aktualizacją. Przewaga oprogramowania chmurowego nad tradycyjnymi licencjami polega również na bieżącym dostępie do najnowszych wersji i zmian. Dla przedsiębiorców, którzy wymagają dodatkowych funkcjonalności i opcji — istnieje możliwość uruchomienia dodatkowych modułów, które umożliwiają m.in. składanie zamówień bezpośrednio przy stoliku za pomocą urządzeń mobilnych. W przyszłości z pewnością pojawi się w tym modelu licencyjnym wiele dodatkowych funkcjonalności rozwijających zasoby oprogramowania. Właśnie te wszystkie cechy licencji abonamentowych przekonują coraz więcej przedsiębiorców z branży gastronomicznej do wdrożenia POS opartego na chmurze.